เวลาที่เราพิมพ์งานหรือทำรายงานใน Microsoft Word หลายคนอาจเคยเจอปัญหาเดียวกัน คือพอพิมพ์ข้อมูลหลาย ๆ อย่างในบรรทัดเดียวกัน เช่น รายชื่อ หรือข้อมูลที่อยากจัดให้เป็นคอลัมน์ ข้อความมักจะไม่ตรงกัน
บางคนก็เลยใช้วิธีกด Space หลาย ๆ ครั้งเพื่อเลื่อนข้อความให้ตรงตำแหน่ง แต่ปัญหาคือ ถ้ามีการแก้ไขข้อความทีหลัง ตำแหน่งก็อาจจะเลื่อน ทำให้เอกสารดูไม่เป็นระเบียบ
จริง ๆ แล้วใน Microsoft Word มีเครื่องมือที่ช่วยจัดตำแหน่งข้อความได้ง่ายกว่านั้น นั่นก็คือ Tab นั่นเอง
เมื่อเรากดปุ่ม Tab (↹) บนแป้นพิมพ์ เคอร์เซอร์จะเลื่อนไปยังตำแหน่งที่กำหนดไว้บนไม้บรรทัด ทำให้การจัดข้อความเป็นระเบียบและดูมืออาชีพมากขึ้น
แต่ก่อนที่จะเข้าใจการใช้ Tab เราควรทำความรู้จักกับอีกอย่างหนึ่งที่สำคัญมากเวลาเราพิมพ์งาน นั่นก็คือ เคอร์เซอร์ (Cursor)
1. เคอร์เซอร์ (Cursor) คืออะไร
เคอร์เซอร์ (Cursor) คือเส้นแนวตั้งเล็ก ๆ ที่กระพริบอยู่ในเอกสาร Microsoft Word สัญลักษณ์จะมีลักษณะประมาณนี้ | เคอร์เซอร์มีหน้าที่บอกตำแหน่งว่า ตอนนี้เรากำลังพิมพ์อยู่ตรงไหนในเอกสาร
เวลาที่เราพิมพ์ตัวอักษร ข้อความก็จะปรากฏตรงตำแหน่งที่เคอร์เซอร์อยู่ และเมื่อเรากดปุ่ม Tab (↹) เคอร์เซอร์ | ก็จะเลื่อนไปยังตำแหน่ง Tab ที่เราตั้งไว้บนไม้บรรทัด
2. Tab ใน Microsoft Word คืออะไร
Tab คือการกำหนดตำแหน่งที่เคอร์เซอร์จะหยุดในเอกสาร
เมื่อเรากดปุ่ม Tab (↹) บนแป้นพิมพ์ เคอร์เซอร์จะกระโดดไปยังตำแหน่งที่กำหนดไว้บนไม้บรรทัด (Ruler)
ตัวอย่างเช่น
ชื่อ ↹ นามสกุล ↹ เบอร์โทร
การใช้ Tab แบบนี้จะช่วยให้ข้อความเรียงตรงกันโดยอัตโนมัติ และดีกว่าการใช้ Space หลาย ๆ ครั้ง เพราะถึงแม้จะแก้ไขข้อความทีหลัง ตำแหน่งก็ยังคงเป็นระเบียบอยู่
3. การเปิดไม้บรรทัด (Ruler)
ก่อนที่จะใช้งาน Tab เราควรเปิด ไม้บรรทัด (Ruler) ก่อน เพราะเราจะใช้ไม้บรรทัดในการกำหนดตำแหน่ง Tab
วิธีเปิดไม้บรรทัด
(1) เปิดโปรแกรม Microsoft Word
(2) ไปที่เมนู View
(3) ติ๊กเครื่องหมายถูกที่ Ruler
เมื่อเปิดแล้ว เราจะเห็นไม้บรรทัดปรากฏอยู่ด้านบนของเอกสาร และสามารถใช้ตั้งค่า Tab ได้
4. วิธีตั้งค่า Tab ใน Microsoft Word
การตั้งค่า Tab สามารถทำได้ง่าย ๆ จากไม้บรรทัดด้านบนของเอกสาร
ขั้นตอนการตั้งค่า
(1) คลิกเลือกประเภทของ Tab ที่มุมซ้ายของไม้บรรทัด
(2) คลิกตำแหน่งบนไม้บรรทัดที่ต้องการตั้ง Tab
(3) พิมพ์ข้อความ จากนั้นกดปุ่ม Tab (↹)
(4) เคอร์เซอร์ | จะเลื่อนไปยังตำแหน่ง Tab ที่เราตั้งไว้
วิธีนี้ช่วยให้การจัดข้อมูล เช่น รายชื่อ หรือข้อมูลตัวเลข ดูเป็นระเบียบและอ่านง่ายขึ้นมาก
5. ประเภทของ Tab ใน Microsoft Word พร้อมสัญลักษณ์
ใน Microsoft Word มี Tab หลายประเภท แต่ละแบบใช้จัดข้อความต่างกัน และมีสัญลักษณ์บนไม้บรรทัดแตกต่างกัน
(1) Left Tab (แท็บชิดซ้าย) สัญลักษณ์: └ ใช้จัดข้อความให้เริ่มจากด้านซ้ายของตำแหน่ง Tab เหมาะกับข้อความทั่วไป
(2) Center Tab (แท็บกึ่งกลาง) สัญลักษณ์: ┴ ใช้จัดข้อความให้อยู่ตรงกลางของตำแหน่ง Tab เช่น หัวข้อ
(3) Right Tab (แท็บชิดขวา) สัญลักษณ์: ┘ ใช้จัดข้อความเพื่อให้ชิดด้านขวาของตำแหน่ง Tab นี้มักใช้กับตัวเลข
(4) Decimal Tab (แท็บทศนิยม) สัญลักษณ์: ┴• ใช้จัดตัวเลขให้ตรงกับตำแหน่งจุดทศนิยม เช่น ราคา หรือข้อมูลทางบัญชี
(5) Bar Tab (แท็บเส้นตั้ง) สัญลักษณ์: | จะใช้สร้างเส้นแนวตั้งในเอกสาร เพื่อช่วยให้การแบ่งข้อมูลให้ดูชัดเจนขึ้น
6. การใช้งาน Tab ใน Microsoft Word เวอร์ชันต่าง ๆ
การใช้ Tab (↹) และ เคอร์เซอร์ | สามารถใช้งานได้เหมือนกันเกือบทุกเวอร์ชันของ Microsoft Word เช่น
Microsoft Word 2010
Microsoft Word 2013
Microsoft Word 2016
Microsoft Word 2019
Microsoft Word 365
ถึงแม้ว่าหน้าตาของโปรแกรมในแต่ละเวอร์ชั่นอาจจะต่างกันเล็กน้อย แต่หลักการใช้ Tab ก็ยังคงเหมือนเดิม
7. ประโยชน์ของการใช้ Tab
การใช้ Tab ใน Microsoft Word มีประโยชน์หลายอย่าง เช่น
ช่วยให้เอกสารดูเป็นระเบียบ
จัดข้อมูลให้ตรงกันได้ง่าย
ลดการใช้ Space หลายครั้ง
เหมาะสำหรับการทำรายงาน ตาราง หรือรายการข้อมูล
ดังนั้น การใช้Tab จะเป็นตัวช่วยกำหนดตำแหน่งของข้อความให้เรียงตรงกัน ทำให้เอกสารดูเป็นระเบียบและอ่านง่ายมากขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น